Metaphor ของ BIM กับ ERP ตอนที่ 2

อ่านบทความ “Metaphor ของ BIM กับ ERP ตอนที่ 1” ที่นี่

นอกจากนิยามของตัวมันเองแล้ว การเปลี่ยนผ่านในช่วงของการ Implement หรือ ที่เรียกว่า “ขึ้นระบบ” หรือ “วางระบบ” ระหว่าง ERP กับ BIM มีความเหมือนกันในหลายๆ มิติ ดังนี้

(1) ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับ Business Process ต้องเข้ามาทำงานบนระบบ ERP หมด

ก็คือแทบจะทั้งองค์กร อาจจะมีรอดไปบ้าง เช่น ฝ่ายกฎหมาย หรือฝ่ายราชการสัมพันธ์ แต่องค์กรที่ทำจริงจัง แม้แต่การเก็บเอกสารบางครั้งก็โอนมาบน ERP ดังนั้น จากคนที่แยกตัวเป็นรัฐอิสระ เป็นไซโล นั่งทับอะไรไว้ ก็ต้องคายออกมาอยู่ในระบบ ทั้งหมด ให้คนอื่นๆ ได้เห็นไปด้วยกัน

สำหรับ BIM สิ่งที่เกิดขึ้น คือ มีคนถามตลอดว่า ผมทำงานฝ่ายนี้ ต้องใช้ BIM หรือไม่ BIM น่าจะมีเฉพาะฝ่ายออกแบบใช่หรือไม่ หากเราใช้หลักการของ ERP มอง คำถามคือ “คุณเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่มาจากแบบหรือไม่” เช่น คุณเป็นฝ่ายประมาณราคา คุณไม่เขียนแบบ แต่ข้อมูลจากแบบ คือ ข้อมูลขาเข้าที่สำคัญของคุณ ถ้าไม่มีคุณทำงานไม่ได้ คุณก็ต้อง “ใช้ระบบ” BIM ให้เป็นถึงแม้จะไม่ได้เขียน Model ก็ตาม

(2) กระบวนการและอำนาจสั่งการต้องชัดเจน

ระบบงานใดที่ไม่มีมาก่อน กระบวนการใดที่ไม่ชัดเจน กำกวม ต้องมาทำให้ชัดเจน ไม่มีคำว่าอะไรก็ได้ ใครมีอำนาจอะไรทำได้ หรือไม่ได้ ต้องมีหลักการ โดยปกติองค์กรจะต้องสร้าง Table of Authority แสดงอำนาจของผู้บริหารและพนักงานในระดับต่างๆ ที่มีสิทธิ์ในการสั่งการ นั่นคือสิ่งที่ต้องสะท้อนมาในเงื่อนไขของการปรับองค์กร

ในโลกของ BIM คำถามคือ ใครมีสิทธิ์แก้แบบ ใครมีสิทธิ์ Upload ใครมีสิทธิ์ลบ หรือใครได้แค่ Comment แล้วเมื่อจบการออกแบบ ไปที่การก่อสร้าง ผู้ออกแบบ ต้องถูกปลดสิทธิ์ออกจากระบบหรือไม่อย่างไร หากองค์กรไม่มีกระบวนการ คำตอบของเรื่องเหล่านี้ ย่อมไม่มี การทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดย่อมไม่เกิดขึ้น

หมายเหตุ เอาแค่ข้อ (1) และ (2) นี่เอง องค์กรหลายๆ องค์กร พอผู้บริหารที่อาจจะเป็นรุ่นใหม่ จะเอา ERP มาใช้ แล้วพอเจอ พนักงานเก่าที่แข็งแกร่งมากๆ และไม่ยอมเปลี่ยน และผู้บริหารใหม่ก็ไม่กล้าจะชนกับพนักงานเก่า ทุกอย่างจะจบลงตรงนี้ แล้วไปต่อไม่ได้ และคนจะหาแพะรับบาป แพะที่ง่ายที่สุดคือ “เทคโนโลยี” เพราะมันไม่มีชีวิต พูดประโยคเดียวว่า “ERP ไม่เหมาะสำหรับวัฒนธรรมองค์กรของเราก็พอแล้ว

แต่ข่าวดีสำหรับ ERP เหตุผลหนึ่งที่ ERP มักถูกดันไปต่อจนจบแม้จะต้องเจ็บปวดสาหัสเพียงใด ก็คือ การใช้ ERP เป็นหนึ่งในเงื่อนไขสำคัญของบริษัทที่จะจดทะเบียนเป็นบริษัทในตลาดหลักทรัพย์ ดังนั้นมันเหมือน Fight บังคับที่ถอยไม่ได้แล้ว ต้องทำให้สำเร็จให้ได้

แต่ในโลกของ BIM คือ ไม่มีแรงผลักด้านหลังตรงนี้ ดังนั้นองค์กรไหนที่เริ่มเจออุปสรรค และคนเริ่มท้อ แผนไม่ชัด เป้าหมายไม่ชัด คนที่อยู่เก่าไม่ต้องการเปลี่ยน และต้องการทำลาย เรื่องนี้ก็อาจพังได้ง่าย

(3) การทำงานเปลี่ยนจากสายพาน มาเป็นระบบ Collaborate ที่ต้องมีการกำหนดสิทธิ์

แนวคิดเหมือน IT เช่นเดียวกับข้อ (2) เมื่ออำนาจสั่งการและกระบวนการชัดเจน สิทธิ์ในการที่จะเข้ามาดำเนินการใดๆ กับข้อมูลด้านธุรกิจขององค์กรก็คือ แล้วแต่ตำแหน่งของคนๆนั้น แล้วสภาพแวดล้อมของการทำงานคือ ข้อมูลจะอยู่กับที่ไม่เคลื่อนที่ไปไหนอยู่ในระบบ แต่คนต้องผลัดเวียนกันเข้ามาดำเนินการสร้างข้อมูล ให้เป็นประโยชน์กับองค์กร ต่างกับระบบเดิมที่ ต้อง “แบก” ข้อมูลไปเวียน ในจุดต่างๆ ให้คนเซ็น ให้พิจารณา ข้อมูลจึงเคลื่อนที่ตลอด ระหว่างที่เคลื่อนที่คนก็จะไม่รู้ ว่าเป็นอย่างไร

ในโลกของ BIM ที่เป็นโลกของแบบ ที่ทำงานบนสายพาน และเมื่อต้องการเปิดแบบ ก็ต้องให้ลูกน้อง “Print” เอาแบบมาให้ดู ต่อหน้า แล้ว Comment กลับไป ก็จะกลายเป็นโลกที่ทำงานผ่านการ Comment แบบ “บนระบบ” และ มี BIM Manager ขององค์กร คอยประสาน ข้อมูลกลับไปยัง Project Manager (หรือ BIM Manager ของเจ้าของ) เพื่อดำเนินการต่อ การ Print แบบออกมาสัปดาห์หนึ่งแล้วค่อยมาดู Comment กลับไป นั้น แบบที่อยู่ในระบบอาจจะเดินหน้าต่อไปอีกระดับหนึ่งแล้ว และ สิ่งที่ Comment กลับไปอาจจะไม่มีความหมายหรือคุณค่าใดๆ อีกแล้วก็ได้ การปรับตัว และปรับวิธีทำงานตรงนี้ยากมาก และเป็นอีกสาเหตุที่ทำให้ BIM ไม่เกิด

(4) คนที่เป็นเจ้าของ ข้อมูล ต้อง Input ข้อมูลเข้าสู่ “ระบบ” โดยตรง ไม่ผ่านคนอื่น

เรื่อง ERP ก่อนหน้านี้จะมี อาชีพหนึ่งที่เรียกว่า ธุรการ ที่เป็นคนทำเอกสาร เจ้านายเขียนมาแล้วธุรการไปกรอกลงระบบให้ ปัจจุบันโลกของการ Cut Cost ในธุรกิจ และการมาของ ERP ทำให้ธุรการ หมดคุณค่าไป เนื่องจากคนที่เป็นเจ้าของข้อมูลต้อง Key เอง ผู้จัดการ Sale ที่ไปขายของมา ต้องเขียนรายงานไปในระบบ คนนับ Inventory ต้อง Key การอนุมัติในระบบเองและรับผิดชอบกับข้อมูล จะอ้างว่า ธุรการทำมาผิดไม่ได้

เช่นเดียวกับข้อ (3) ในโลกของ BIM ไม่มีอีกแล้ว เด็ก Draft ที่ต้อง Print แบบมาให้คุณ ไม่มีอีกแล้ว Draft Man ที่ไปทำ Note แทนคุณ หากคุณคือ Project Manager คุณต้อง Interact โดยตรงกับข้อมูล และสั่งการให้มีการแก้ไขใดๆ “บนระบบ” ไม่ใช่สั่งภายนอก ด้วยปากเปล่า ทั้งนี้เพื่อให้ระบบ สามารถบันทึกสิ่งที่เป็น Note ว่าจะมีการแก้ไขอย่างไรต่อไปได้ มี Item อะไร Pending บ้าง เป็นต้น

(5) การออก Report หรือ ผลการทำงานต้องออกจากระบบเท่านั้น

เช่น รายงาน การขาย สินค้าคงเหลือไม่มีการ Print ออกมาเป็น Excel แล้วมาจัดเข้า Powerpoint แต่ให้มีการวาง Format สิ่งที่ต้องการนำเสนอเป็น Presentation จัดตำแหน่งกราฟต่างๆรอไว้เลย เมื่อถึงเวลาผู้บริหารก็ “เข้าระบบ” มาดู ซึ่งเราสามารถเรียกปรากฏการณ์นี้ ว่า “Dashboard”…ไม่มีอีกแล้ว ที่เราจะรอ Print แล้วเอามาอ่าน ใครที่เล่นหุ้น ต้องถามตัวเองว่า เราอยากดูราคาหุ้นของเรา ณ เวลานี้ หรือ เราอยากดูราคาเฉพาะ เวลา 16.30 น. กันแน่

เช่นเดียวกัน แบบของ BIM เปลี่ยนตลอดเวลา เราอยากดูแบบ เราก็ Set Dashboard แบบที่เราต้องการ เช่น Dashboard ปริมาณวัสดุ Dashboard พื้นที่ขาย Dashboard พื้นที่จอดรถ เป็นต้น สะท้อนตามแบบที่กำลังพัฒนาอยู่

(6) การ Migrate ฐานข้อมูลเดิมเข้าระบบคือ สาหัสมาก

ในวันที่เราเริ่มต้น ว่าองค์กรมีนโยบายจะไป ERP นอกจากการ Clear เรื่องอำนาจสั่งการ เรื่องกระบวนการต่างๆ แล้วยังมีประเด็นเรื่อง ฐานข้อมูลที่ถูกต้อง ในอดีต ทั้งเรื่องฐานข้อมูลลูกค้า Supplier บัญชี Stock ต่างๆ ที่ต้องย้ายจาก กระดาษที่อยู่ที่เดิมเข้าไปในระบบ ERP เพื่อให้นำไปทำงานต่อได้

โดยหลักการแล้ว สำหรับ BIM จะง่ายกว่า องค์กรที่เป็นองค์กรออกแบบ หรือบริษัทรับเหมาก่อสร้าง ตรงนี้จะไม่ยาก เพราะเราเน้นทำโครงการใหม่อย่างเดียว เพราะเราเป็นเพียง “คนสร้างข้อมูล” ส่งให้กับเจ้าของ แต่เจ้าของที่มี Asset เป็นอาคารจำนวนมากที่ต้องการ Implement BIM ให้สำเร็จเป็นส่วนหนึ่งของ ERP ขององค์กรนั้น ต้องมีการทยอยทำข้อมูล BIM ย้อนไปในอดีตเพื่อนำข้อมูล Asset ใน Portfolio ของเจ้าของนำมาใช้

(7) ใช้เวลา 2-3 ปี กว่าองค์กร จะทำงานบนระบบใหม่ได้เป็นปกติ

ERP คือการเปลี่ยนกระบวนการทำงาน และ ต้องมีการปรับทั้งทัศนคติ ทักษะ และ องค์ความรู้ใหม่ ต้องใช้เวลานานในการ ชักจูงให้คนเชื่อ ให้คนทุ่มเท ให้คนฝึกฝน มีความผิดพลาดอุปสรรคต่างๆ มากมาย กว่าจะทำงานบนระบบ ERP ได้เป็นปกติ “ทั้งองค์กร”

BIM ก็เช่นเดียวกัน และ อาจจะยุ่งกว่า เพราะต้องเกี่ยวกับคนภายนอกด้วย ในกรณีของบริษัทอสังหาริมทรัพย์ ฝ่ายออกแบบ ฝ่ายขออนุญาต ฝ่ายประเมินราคา ฝ่ายขาย ฝ่ายโอน ใช้ข้อมูล BIM หมด แล้วจะทำอย่างไรให้คนเข้าใจและเล็งเห็นว่า ใช้ข้อมูล BIM จากต้นทางเลยคือ Update ที่สุด สะดวกที่สุด

หมายเหตุ: ถึงตรงนี้ หลายคนอาจจะพอเห็นแล้วว่า ถ้าการมาพัฒนา BIM ในองค์กร ก็เหมือนกับการ พัฒนา ERP ในองค์กร แล้วคำถามคือ “สองอันนี้มันเชื่อมโยงกันมั้ย” คำตอบคือ “Yes” สองสิ่งนี้เชื่อมโยงกันแน่นอน Synchronize กัน และควรอย่างยิ่งที่จะต้องทำให้เชื่อมโยงกัน แต่ขอละไว้ เขียนถึงวันหลัง

เมื่อ ERP ดำเนินการไปอย่างเหมาะสม ผลที่ออกมาคือความสวยงาม

1. Organized Organization ระบบ ระเบียบ กระบวนการต่างๆ ถูกจัดให้เข้าที่โดยปริยาย ตามที่บอกไว้แต่ต้นว่า หากการทำงานภายในองค์กร กระบวนการไม่ชัด ระบบ ERP จะขึ้นไม่ได้ BIM ก็เช่นกัน ถ้าไม่ชัด ก็จะไม่มีวันเกิดได้เช่นกัน แต่หากเราอาศัยจังหวะนี้เป็นการสังคายนาองค์กรของเราไปเลย ก็เป็นโอกาสอันดีที่จะทำ
2. Real Time Information ใส่ข้อมูลไปที่จุดไหนผลกระทบภาพใหญ่เกิดทันที นี่คือหลักคิดเรื่อง Single Source Information ของ BIM ที่ปรับตรงไหน คนอื่นๆ ก็เห็นผลกระทบหมด “ทันที” การแก้แบบ คือแก้บนระบบกลาง จะไม่มีว่า “แบบไม่ตรงกันอีกต่อไป” เพราะมันมีแบบเดียว และ Update เสมอ แต่จะถูกต้องหรือไม่ ขึ้นอยู่กับคนที่ทำแบบว่าทำถูกหรือไม่
3. Surge of Productivity เมื่อใช้ระบบ ERP ใหม่เต็มที่ การ Scale Productivity เพิ่มคนด้านหน้าอย่างเดียว ส่วน Back Office ควรอยู่ด้วยคนเท่าเดิม ธุรการไม่จำเป็นต้องมี เอาธุรการไปทำงานอย่างอื่นได้ ในส่วนของ BIM การทำงานจะอยู่ที่ สถาปนิก และวิศวกร ที่ต้องเข้าใจ การก่อสร้างอย่างแท้จริง จะหนีความรับผิดชอบโดยการเขียนแค่ Concept หรือ “ประมาณนี้” แล้ว เข้าไปเป็น 3D อย่างไร ติดตั้งอย่างไร ไม่ชัด ไม่ได้ สถาปนิกหรือวิศวกรที่รู้เรื่องการตัดตั้งตัวจริง จะมีคุณค่าสูงมาก ในขณะที่คนที่ไม่รู้เรื่องก็จะหายไป ไม่มีการรับจ้างทำ Production แล้วเพราะ ตัวคนที่รู้เรื่องต้องทำเอง
4. Accountability ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในระบบตรวจสอบได้ ชัดเจนตามกระบวนการ เนื่องจากทุกอย่างชัดเจน กระบวนการ ผู้รับผิดชอบ ผู้ใส่ข้อมูล เวลาที่ใส่ ไม่มีใครหนีความรับผิดชอบไปได้ ไม่มีใครอ้างเอกสารที่ยังไม่ได้รับได้ ไม่มีใครอ้างว่า แนวทางไม่ชัดเจนได้ ทำให้การแก้ปัญหาในกรณีที่เกิดขึ้น ทำได้อย่างรวดเร็ว ทันเวลา ในโลกของ BIM เหมือนกับ ERP คือมีการเก็บ Log หรือ บันทึกกิจกรรมที่มีการดำเนินการในระบบ แบบที่ออกมาจะทราบได้ทันที ชัดเจนว่าใครคือคนปรับใครคือคน Upload ใครคือคนเปลี่ยนข้อมูล และคนๆ นั้นต้องรับผิดชอบ ต่อผลที่เกิดขึ้น
5. Analytics การนำข้อมูลมาวิเคราะห์ เพื่อพัฒนาองค์กรทำได้ง่าย เพราะเปิดทีเดียวก็เจอ ERP มีการบันทึก Data ที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และนำการเปลี่ยนแปลงนั้น มาวิเคราะห์ เพื่อทำนาย Trend สิ่งที่จะเกิดขึ้นได้ BIM เช่นเดียวกัน การเปลี่ยนแปลง แบบต่างๆ ที่เกิดขึ้น บ่อย และไม่ต่อเนื่อง และ ราคา ต่อหน่วยของวัสดุที่มีการนำมาใช้ทำค่าก่อสร้าง หากมีแนวโน้ม การพุ่งขึ้นอย่างต่อเนื่อง ก็เป็นประเด็นให้โครงการ สามารถหาวิธีบริหารความเสี่ยงได้

หมายเหตุ: ทุกวันนี้ ยังมีการรับจ้างเขียน BIM กันอยู่ เพราะ หลายองค์กรยังมอง BIM เป็น File ชนิดหนึ่ง ที่ต้อง “ส่งมอบ” ไม่ได้มองเป็นกระบวนการทำงาน  นั่นคือความซ้ำซ้อน

ดังนั้นโดยสรุป หากเจ้าของกิจการ ผู้บริหาร หรือผู้จัดการระดับสูง ใช้ตรรกะของการ Implement ERP มาใช้กับการ Implement ระบบ BIM การวัดความคุ้มค่า และประสิทธิภาพการทำงาน จะสามารถเข้าใจและเห็นภาพได้ไม่ยากนัก

สุดท้ายถ้าจะ Summary BIM Benefit ให้ง่ายคือ “Speed & Accuracy ที่ก้าวกระโดด สำหรับองค์กร อย่างน้อย x3 เท่า ในเรื่องข้อมูลที่มาจากแบบ”

ธุรกิจที่ต้องการเข้าสู่ตลาดหลักทรัพย์ ต้องมี ERP องค์กรที่ทำงานด้านแบบก่อสร้างหากต้องการพัฒนาให้เจริญก้าวหน้าต่อไป ต้องมี BIM